AI inventory
Rejestr systemów AI dla zarządu
To nie jest porada prawna. To szablon doradczy do uporządkowania decyzji, dowodów i ryzyk przed rozmową z zarządem, prawnikiem, vendorem albo zespołem technicznym.
Krótka odpowiedź
Rejestr systemów AI nie powinien być tabelą dla samej tabeli. Ma pokazać zarządowi, gdzie AI realnie dotyka procesów, danych, decyzji, dostawców i odpowiedzialności.
Pierwsza wersja rejestru ma być prosta: mniej pól, ale wystarczająco dużo, żeby odróżnić eksperyment, funkcję w SaaS, workflow automatyzacji i system wpływający na decyzję wobec ludzi.
Jak użyć szablonu
- Zacznij od systemów aktywnych, pilotaży i narzędzi kupowanych przez zespoły poza centralnym IT.
- Dla każdego wpisu nazwij ownera biznesowego i proces, nie tylko nazwę narzędzia.
- Oznacz, czy system dotyka danych osobowych, decyzji wobec ludzi albo krytycznego workflow.
- Ustal następny ruch: zostawić, ograniczyć, uzupełnić dowody, zatrzymać albo przekazać do oceny.
| Pole rejestru | Po co jest potrzebne | Przykład odpowiedzi |
|---|---|---|
| Nazwa systemu | Żeby nie rozmawiać o AI abstrakcyjnie. | Asystent obsługi zgłoszeń, funkcja AI w CRM. |
| Proces biznesowy | Żeby zobaczyć, gdzie AI działa w firmie. | Obsługa klienta, HR, finanse, dokumenty. |
| Owner | Żeby decyzja nie została bez właściciela. | Dyrektor operacyjny, head of sales, compliance. |
| Dane | Żeby ocenić ekspozycję i potrzebne kontrole. | Dane klientów, dokumenty, transkrypcje, metadane. |
| Dostawca | Żeby zobaczyć vendor risk i warunki umowy. | SaaS, własny system, integrator, model API. |
| Human review | Żeby sprawdzić, gdzie człowiek zatwierdza output. | Zawsze, tylko wyjątki, brak review. |
| Status | Żeby zarząd widział następny ruch. | Aktywne, pilot, backlog, do zatrzymania. |
Czerwone flagi
- Narzędzie jest używane w procesie, ale nikt nie jest właścicielem biznesowym.
- AI działa jako funkcja w SaaS, a firma nie wie, jakie dane są przetwarzane.
- Zespół mówi “to tylko eksperyment”, ale output trafia do realnej decyzji.
- Rejestr pomija automatyzacje, bo nie wyglądają jak klasyczny system AI.
- Nie ma pola na human review, fallback albo status decyzji.
Następny krok
Po pierwszym rejestrze nie zaczynaj od formalnej polityki. Najpierw wybierz systemy, które wymagają szybkiej kontroli: dane, ludzie, vendor, wpływ na decyzję i brak właściciela.
Powiązany kontekst
Ten szablon wspiera obszar: Gotowość AI Act dla firm. Użyj go jako materiału do pierwszej rozmowy, nie jako zamiennika pełnego diligence.